Policys

Idag är det många medarbetare som har en mobiltelefon som tillhandahålls av arbetsgivaren. För att undvika missbruk, onödiga kostnader eller förmånsbeskattning är det lämpligt att upprätta en mobiltelefonpolicy, om en sådan inte redan finns på företaget.

Vad bör då en mobiltelefonpolicy innehålla?

Till att börja med bör den reglera hur inköp av telefonen ska gå till. Vem är det som bestämmer/godkänner att medarbetaren ska ha rätt till en mobiltelefon på arbetsgivarens bekostnad? Och vem är det sedan som beställer telefon och abonnemang? Det bästa är om en särskilt utsedd person på företaget sköter beställningarna. Det brukar ge bättre ordning och kostnadseffektivitet.

Det är också bra om det finns ett tydligt regelverk om vilka medarbetare som har rätt till mobiltelefon på företagets bekostnad för att undvika orättvisa. Det kan vara en viss befattning, att man har vissa arbetsuppgifter etc. Vidare är det bra att bestämma vilken abonnemangstyp (inkl surfmängd) som ska vara standard på företaget.

Många företag har en eller ett par typmodeller av telefoner (t ex Iphone 7 e dyl) som medarbetaren har möjlighet att välja bland. Vill medarbetaren ha en dyrare telefon får denne betala mellanskillnaden själv. Det kan också vara bra att definiera vilka tillbehör som är godkända att köpas på företagets bekostnad. T ex skalskydd, öronsnäcka, bil-hållare etc.

Det händer mycket i mobiltelefonutvecklingen och en ny telefon kan om bara något år eller två upplevas som gammal av medarbetaren. Det kan därför vara bra att skriva in i policyn efter hur många år medarbetaren får byta till en ny telefon (såvida den inte går sönder innan).

Utöver att reglera inköp av telefonen är det också lämpligt att reglera användandet av telefonen. Inte minst för att undvika missbruk och förmånsbeskattning av mobiltelefonen.

Förmånsbeskattning ska inte göras om mobiltelefonen är av väsentlig betydelse för att man som medarbetare ska kunna nås och utföra sina arbetsuppgifter var man än befinner sig. Men har man inte behov av att nås utanför arbetsplatsen ska telefonen lämnas där när man går hem för dagen, i annat fall torde den kunna betraktas som en förmån som ska förmånsbeskattas.

Andra saker som kan vara bra att reglera är att telefonen inte får användas för privata inköp, telefonröstningar eller gåvor, samt att om det uppkommer kostnader som överstiger abonnemangsmånadskostnaden och dessa kommer från privat bruk, så har företaget rätt att göra löneavdrag för dessa i efterhand.

Som med mycket annat när det gäller personalfrågor är det bra att ha tydliga och av medarbetarna kända policys för att undvika problem och missbruk.

Behöver ditt företag hjälp med att ta fram policys? Välkommen att anlita mig.
Blogginlägget är skrivet av Mikael Kjällbring på Carbonado HR. Jag bedriver konsultverksamhet inom HR-tjänster, rekrytering samt arbetar även som utbildare & föreläsare. Verksamheten bedrivs främst i Dalarna, kringliggande län samt i Stockholm. Här hittar du mina kontaktuppgifter