Hur ersätter man utlägg för bensin i samband med tjänsteresa? En del företag betalar all bensin för sina tjänstebilsinnehavare, oavsett om det är tjänsteresa eller privat resa, och beskattar tjänstebilsinnehavaren enligt Skatteverkets regler för detta. Men i övriga fall så betalar medarbetaren själv bensinen när man gör en resa i tjänsten, oavsett om man har tjänstebil eller använder sin egen bil, och får sedan ersättning för detta i efterhand.
Skatteverket har fastställt skattefria ersättningsbelopp för detta, vilka idag (2017) är 18,50 kr/mil om man använder sin egen bil i tjänsten. Har man tjänstebil så är ersättningsbeloppet 9,50 kr/mil om man har bensindriven bil och 6,50 kr/mil om man har dieseldriven bil.
Ett problem är att det med dagens höga och varierande bensinpriser ibland kan bli så att den faktiska bensinkostnaden som man betalar per mil är högre än den skattefria ersättning som Skatteverket har fastställt. Man kan alltså ”få betala” för att resa i tjänsten. Det här löser många företag genom att lägga på en extra ersättning utöver Skatteverkets ersättningsbelopp. Den här extradelen blir då skattepliktig.
Ett sätt att beräkna hur stort ett sådan extra ersättning ska vara kan vara följande: Utfå ifrån att en tjänstebil drar t ex 0,8 liter milen. (Använd t ex en Volvo V70 som typbil). Titta sedan på aktuellt bensinpris och dieselpris i början av året (eller använd statistik från något av bensinbolagens hemsidor). Låt säga att bensinpriset fastställs till 15 kr/liter. Då har man som tjänstebilsinnehavare en kostnad på 0,8 x 15 = 12/mil. Den skattefria ersättning för bensindriven tjänstebil är 9,50 kr. Man går alltså med Skatteverkets regler i förlust med 12-9,50 = 2,50 kr varje mil man åker i tjänsten. Detta kan man då som företag göra kostnadsneutralt för medarbetaren genom att lägga på en skattepliktig extra ersättning. I det här fallet ska den motsvara 2,50 kr netto. Med en marginalskatt på 50% så bör då den extra ersättningen vara 5 kr brutto. Ersättningen blir då för en tjänstebilsinnehavare med bensindriven bil 9,50 kr skattefritt och 5 kr skattepliktigt, vilket då netto blir ungefär 12 kr, vilket ska motsvara den faktiska bensinkostnaden per mil. Gör sedan samma sak för dieseldrivna fordon.
Samma sak kan göras för de som använder egen bil i tjänsten. Här ska ju den skattefria ersättningen på 18,50 kr täcka inte bara drivmedel (förmodligen för en något äldre vagnpark med högre bensinförbrukning än företagets tjänstebilar) utan även övriga kostnader för bilen såsom slitage och eventuellt värdeminskning. Enligt Motormännen varierar milkostnaden mellan 20-80 kr. Bestäm hur mycket företaget anser att en standardbil kostar per mil och gör motsvarande uträkning som ovan för att fastställa hur stort det extra skattepliktiga tillägget bör vara.
Om en medarbetare anser sig ha högre kostnader för att använda sin egen bil i tjänsten så ska man komma ihåg att ingen är skyldig att använda sin egen bil (om det inte finns inskrivet i avtal) och att man därmed inte kan tvinga en medarbetare att använda sin egen bil i tjänsten.
Anlita mig för HR-tjänster, rekrytering eller utbildning
Blogginlägget är skrivet av Mikael Kjällbring på Carbonado HR. Jag bedriver konsultverksamhet inom HR-tjänster, rekrytering samt arbetar även som utbildare & föreläsare. Verksamheten bedrivs främst i Dalarna, kringliggande län samt i Stockholm. Här hittar du mina kontaktuppgifter